Verschillende kampen en weekends kunnen niet doorgaan. Dit om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 tegen te gaan. Deze maatregel is noodzakelijk! Hou jullie hieraan. Het is niet prettig om scoutsactiviteiten te annuleren. Maar als we allemaal doen wat we moeten doen kunnen we er voor zorgen dat we er dubbel zo hard tegenaan kunnen met de zomerkampen. #savethesummer

Een kamp afgelasten brengt enkele moeilijkheden met zich mee. Onze stafmedewerkers staan klaar om jullie hiermee te helpen. Hier alvast enkele stappen die jullie kunnen ondernemen. 

Bekijk de annulatievoorwaarden

Bekijk goed al jullie contracten en gemaakte afspraken met verblijf, vervoer en leveranciers. Zet deze afspraken zeker op papier. Heb je vragen over contracten of wil je ze eens laten nalezen? Neem dan contact op met het nationaal secretariaat via [email protected]

Als je het kamp definitief moet annuleren op last van de overheid dan kan je je beroepen op overmacht. Het is echter ook voor jeugdverblijven een financiële ramp. Zoek daarom naar een onderling akkoord waarbij beide partijen het minst schade lijden.

Contacteer verblijf, vervoer en leveranciers 

Laat zeker jullie partners weten dat het kamp of weekend niet kan doorgaan. Probeer onderling een regeling te treffen. Ze kennen de situatie en hebben hier ongetwijfeld begrip voor. Kunnen we de annulatievoorwaarden versoepelen?

  • Is het mogelijk om de datum van het contract aan te passen? Bijvoorbeeld naar volgend jaar? 
  • Kunnen we het contract kosteloos annuleren
  • Kunnen we de lasten verdelen onder elkaar door de kosten te splitsen?

Breng de ouders op de hoogte

Spreek op voorhand goed af wat je tegen de ouders gaat vertellen. Noteer enkele FAQ's en breng jullie leidingsploeg hiervan op de hoogte. Probeer alle communicatie steeds via 1 kanaal te houden. Plaats een pagina op jullie website of geef een specifiek contactpersoon op. 

Om ouders op de hoogte te brengen benut je wel al jullie communicatiekanalen. Geef wel duidelijke richtlijnen hoe ze jullie kunnen bereiken. 

Heb je financiële verliezen? 

Een ding is zeker: kosten lopen niet weg. Dit is dan ook jullie laatste zorg. Roep ouders op om solidair te zijn. Vraag wat tijd zodat jullie alles op het gemak kunnen bekijken. Momenteel bekijken we samen met jeugdverblijven en de Minister hoe we financiële gevolgen opvangen.

Bekijk met de eenheid hoe jullie deze kosten kunnen verdelen.

  • Kan je de kosten delen? Komen jullie overeen met de ouders om een deel van de reeds betaalde kampgelden terug te storten? 
  • Is er een mogelijkheid om het zomerkamp goedkoper aan te bieden
  • Kan je het kampgeld omzetten in een 'steunkaart'? Laat ouders dan zelf bepalen of ze al dan niet hun kampgeld terug krijgen. 
  • De belastingvermindering blijft ook gelden wanneer kampen niet doorgaan. Voorwaarde is wel dat de ouders het inschrijfgeld niet terug hebben gekregen. Het blijft de taak van de eenheid om in dit geval de fiscale attesten uit te schrijven en aan de ouders te bezorgen.

Het is vanzelfsprekend dat jullie alle kampgelden terugbetalen indien jullie kosteloos het kamp kunnen annuleren.

Hebben jullie nog vragen? 

Dan kan je steeds bij de eenheidsondersteuners terecht! [email protected] en [email protected]os.be

Niet gevonden wat je zoekt?

Zoeken