Onkosten indienen

Welke kosten?

Verplaatsingskosten
Maakte je een verplaatsing voor een overleg; begeleiding; vorming; eenheidsbezoek of ander inhoudelijk doel? Dan betalen we deze kosten terug.

Jaarlijks mag je met je vrijwilligersploeg één teambuilding en/of bedankingsetentje organiseren. Ook deze verplaatsingskost mag je indienen.

• Verplaatsingen met het openbaar vervoer worden volledig terugbetaald.
• Voor verplaatsingen met de wagen krijg je een kilometervergoeding (€0,22/km).
  Als je carpoolt, ligt de vergoeding voor de chauffeur net iets hoger (€0,27/km).

Ook verplaatsingskosten die niet onder 'jouw' thema/project vallen, mag je indienen. Denk bv. aan:

• Verplaatsingskosten voor de twee nationale vrijwilligersactiviteiten, nl. BBB en de FOS-receptie (terugbetaling enkel voor vrijwilligers).
• Ben je als Nationaal Vrijwilliger (dus niet voor je eenheid) aanwezig op de AV?
  Ook dan worden je kosten terugbetaald.

Voor andere 'ontspannende' evenementen (bv. FOS2Night, CinemaBQ, Nationaal op kamp, After Work, ...) komen we NIET tussen. Tenzij dit op voorhand anders werd afgesproken.

Maaltijden
Een deel van de kosten voor maaltijden tijdens een werkdag (max. 12 euro pp) of een bedankingsetentje (max. 30 euro pp per jaar) worden ook vergoed.
Spreek af wie het ticketje hiervoor zal indienen of vraag de bankkaart van FOS mee*.

Teambuilding
Een deel van de kosten voor de jaarlijkse teambuilding met je vrijwilligersgroep (max. 26 euro pp per jaar) worden vergoed.
Spreek af wie het ticketje hiervoor zal indienen of vraag de bankkaart van FOS mee*.

Deelnamegeld 24u/werkweekend
Ga je met je vrijwilligersgroep op een plannings-/werkweekend of 24u (één overnachting) werken we met een omgekeerd principe. Deze kosten worden tot 150 euro (WE) of 75 euro (24u) per persoon vergoed met uitzondering van de eerste 25 euro (WE) of 12,50 euro (24u). Als je als vrijwilliger meegaat op een WE of een 24u betaal je dit dus als deelnamegeld.

De bijdrage van FOS nationaal aan een WE of een 24u wordt beperkt tot 5 keer het deelnamegeld. Bij voorkeur wordt een WE/24u dus zo georganiseerd dat de kosten lager zijn dan een zesvoud van het deelnamegeld. Is dit niet het geval dan dient elke vrijwilliger naast het deelnamegeld ook de meerkost per persoon bij te dragen.
Een voorbeeld: je gaat mee op een vrijwilligersweekend en je betaalt hiervoor 25 euro deelnamegeld. Na het weekend blijkt dat de kostprijs per persoon 160 euro was (hoger dan 150 euro dus). In dit geval dien je nadien nog 10 euro te betalen want FOS nationaal komt maar 125 euro (5x25euro) tussen.

Als je tijdens een ontspannend (avond)moment, na(ast) het plannen, werken, vormen, … nog een drankje drinkt dan betaal je deze zelf (volgens de gebruikelijke FOS-drankprijzen).

Indien je zelf iets dient te betalen, zal dit aangerekend worden via ons ledenadministratiesysteem Keeo.

Overige kosten
Andere kosten die je maakt voor een activiteit of vergadering worden volledig terugbetaald.
Koop je bijvoorbeeld knutselmateriaal, hapjes, ... dan worden deze terugbetaald als de aankoop vooraf besproken werd binnen je vrijwilligersgroep en met je themaverantwoordelijke.

Indexering
Jaarlijks passen we indien nodig de bovenstaande bedragen aan aan de levensduurte.

Wat met (eenheids)leiding?
In principe betalen we geen verplaatsingen terug aan eenheidsleiding en leiding die deelnemen aan onze activiteiten (bv. Saamdagen, infomoment eenheidsondersteuning, animatorcursus, …) of inspraakmomenten (Algemene Vergadering, Leidingsraad).

Er is hierop één uitzondering, nl. de verplaatsingskosten voor de intervisiemomenten, nl. (A)EL-netwerken en Vlootraden of tenzij anders gecommuniceerd.

Hoe dien ik mijn onkosten in?

*In de eerste plaats probeer je onkosten te vermijden. Betalingen met de FOS-bankkaart krijgen voorkeur dus neem deze zeker mee voor etentjes, teambuildings en activiteiten.

Uiteraard is dit niet altijd te vermijden (bv. verplaatsingskosten). Toch onkosten gemaakt? Onkosten dien je digitaal in via Sharepoint. Hoe dat in zijn werk gaat, lees je in de handleiding over digitale onkosten.

Wacht niet te lang met het indienen van je onkosten. Dien je onkosten binnen de 2 maanden in en zeker op het einde van elk kwartaal. De betaling volgt per overschrijving op de door jou opgegeven rekening.

Moet je een verklaring op eer invullen? Je vindt hier een leeg exemplaar. Loop je ergens anders vast? Spreek een staffer aan.