Je bent hier:

Gepost op

De komende maanden werkt FOS Open Scouting samen met Online Scout Manager om een nieuw ledenbeheersysteem op te zetten ter vervanging van Keeo.  

Een korte geschiedenis

Sinds 2016 is werkgroep ICT/werkgroep ledenadministratie op zoek naar een opvolger voor Keeo. Het is geen geheim dat het huidig systeem al geruime tijd met problemen kampt. 

Op de algemene vergadering van maart 2018 werd een samenwerking met Scouting Nederland aangekondigd. Helaas kon die samenwerking kort na deze algemene vergadering toch niet meer doorgaan. Zo begon de zoektocht naar een nieuw systeem opnieuw. 

In mei/juni van 2018 bekeek de werkgroep ‘Online Scout Manager’. Een Brits platform voor het beheren van jeugdorganisaties. Na een aantal gesprekken en een uitgebreide demo bleek dit systeem een goede match voor FOS Open Scouting. Het nieuwe systeem voor ledenbeheer werd dus niet op maat ontwikkeld. In plaats daarvan kozen we voor een zogenaamde SaaS ‘Software as a Service’. Hierdoor kunnen we binnen een redelijk budget heel wat functionaliteit aanbieden die we nooit zelf zouden kunnen ontwikkelen. 

Online Scout Manager

In 2011 schreef een Britse scoutsleider ‘Online Scout Manager’ nadat hij het beu was om een eindeloze stroom aan excel-bestanden te moeten bijhouden voor zijn scoutsgroep. Het systeem bleek een groot succes bij andere scoutsgroepen in Groot-Britannië. Het groeide tot 100.000 gebruikers. Meer dan 95% van alle Britse scouts gebruiken het systeem op lokaal niveau. 

Ondertussen werd het systeem zo aangepast dat het ook kan gebruikt worden op nationaal niveau. Zo gingen Girls Guides UK, Boys Brigade UK en Scouts New Zealand ons al voor als klanten. We bevinden ons dus in goed gezelschap! 

Wat kan je er allemaal mee 

  • Persoonlijke details van leden bijhouden

  • Beheren van evenementen voor leden 

  • Beheer van badges 

  • Online betalingen (Direct debet/SEPA) 

  • Communiceer met je leden/ouders via e-mail

  • Eigen ‘secties’ voor kookouders/steun vzw/.. 

  • Ingebouwd inschrijvingsformulier

We gaan nu intensief aan de slag om Online Scout Manager aan te passen aan de noden van jullie, de eenheden en het nationaal secretariaat. Verder wordt het systeem vertaald naar het Nederlands en bekijken we functionaliteiten specifiek voor FOS Open Scouting. 

Ook voor onze expateenheden doen we ons best en zorgen we er voor dat het zo goed als het volledige systeem ook in het Engels beschikbaar is! 

Voorlopige tijdlijn

Wat kan je de komende maanden verwachten? Hier vind je een voorlopige tijdlijn. Deze kan nog wijzigen! 

Tijdlijn KEEO

Inputgroep eenheden

Tijdens het opzetten van OSM/Keeo zullen er af en toe momenten zijn waar we snel feedback, input en info willen van eenheden. Hiervoor zijn we op zoek naar personen uit eenheden die bezig zijn met het ledenbeheer. We geven geïnteresseerden als eerste toegang tot het systeem om er mee te experimenteren.  

Concreet zullen we minimum elke maand een aantal vragen opstellen voor jullie. We beperken deze tot het absolute minimum om niet te veel van jullie kostbare tijd in te nemen. 

Interesse? Neem contact op met [email protected]

 

Vragen? Suggesties? Neem dan gerust ook contact op met [email protected]