Je bent hier:

Knoop het in je oren: communicatie is gemakkelijk

Goed communiceren is heel makkelijk. Het klopt dat je als eenheid met 1 of meerdere personen moeite moet doen om hierover na te denken. Maar de beloning voor deze inspanning is mooi.

  • Goede communicatie zorgt voor een professionele uitstraling.
  • Mond-aan-mond-reclame is de beste promo die je kan krijgen. Maar je ouders moeten natuurlijk iets hebben om over te vertellen;
  • Eenmaal je een goede relatie hebt met de ouders, dan kan je hen ook makkelijker om hulp vragen;
  • ...

En onthou vooral: goed communiceren betekent niet per se dat je een bloedmooie website hebt, een facebook waar elke dag iets op verschijnt, een eenheidskledinglijn, ... Het gaat erover dat je (in dit geval) de ouders op een éénduidige manier informeert.

Start met een ouder(communicatie)plan

Sta even stil bij volgende vragen ...

  • Laat jij als eenheid/tak aan de start van het scouts- en gidsenjaar weten hoe je met de ouders zal communiceren?
  • Weten de ouders wie hun eerste aanspreekpunt is? Zouden ze de naam van die leid(st)er kunnen noemen?
  • Heb je een duidelijke manier om de ouders op de hoogte te brengen van eventuele wijzigingen in het schema?
  • ...

Een goed oudercommunicatieplan zou op al deze vragen een antwoord moeten geven. Je hoeft je hier geen ingewikkeld document bij voor te stellen. Het komt er simpelweg op neer dat je als eenheid/tak aan de start van het jaar duidelijk afspreekt hoe je met de ouders zal communiceren. Je plan moet volgende elementen bevatten:

  • Welke info wil je met de ouders delen?
  • Hoe frequent wil je met hen communiceren? (wekelijks, maandelijks, 1 X per semester, ..)
  • Welke communicatiekanalen ga je hiervoor gebruiken? (maak een verschil tussen het hoofdcommunicatiekanaal & de anderen)
  • Wat is het doel van deze oudercommunicatie? (puur informatief, je wil een tweerichtingscommunicatie, een innige vriendschapsband, ...)
  • Hoe gaan jullie dit praktisch organiseren?

Hallo, mijn naam is ...

"Hoi mevrouw Dewanckele, mijn naam is Sarah. Je dochter noemt me waarschijnlijk Akela. Of vuurvliegje, dat kan ook. Ik ben de takleidster van de Welpen, dat is de leeftijdsgroep waar Tinneke nu inzit. Als je vragen hebt gedurende het jaar, dan mag je die altijd aan mij stellen."

Da's een goed begin. Stel je even voor. Wees persoonlijk, want zo zijn ouders veel meer geneigd om je als leid(st)er ook effectief aan te spreken. Ze laten tenslotte hun kostbaarste bezit elk weekend bij jou achter.

Voorbeelden uit eenheden:

  • Elke week heeft minstens 1 leider de taak om bij het poortje te staan. Zo wordt je als leiding verplicht om even een praatje te maken met de ouders.
  • Ouderbezoeken, want niet alle ouders komen tot op het terrein. Het feit dat je de moeite doet om hen even te ontmoeten, zullen de ouders ten zeerste appreciëren.
  • Op de website per tak de leidingsploeg voorstellen: met een vrolijke foto, de totemnaam, functie, echte naam, e-mailadres, ...
  • ...

Wees dodelijk eenduidig

Beter aan de start van elk semester één keer communiceren langs hetzelfde communicatiekanaal, dan elke week prediken vanaf een andere plek. Wees eenduidig. Laat aan de start van het jaar weten hoe je met de ouders zal communiceren en probeer je hieraan te houden.

Word een communicatie manager

Als er binnen je eenheid ruimte voor is, dan kan het geen kwaad om een echte communicatie manager aan te stellen. Deze persoon heeft als taak om ...

  • te zorgen voor een gedragen communicatieplan,
  • een communicatieschema,
  • het aansturen van de verschillende communicaties,
  • takken aan te sporen om op een goede & actieve manier met (ouder)communicatie bezig te zijn.

Een overbodige luxe enkel voor eenheden met leid(st)ers op overschot? Zeker niet. Het zorgt ervoor dat één iemand het onderwerp 'oudercommunicatie' terug op tafel gooit.

Online versus offline

Enkel online communiceren, sommige eenheden zweren erbij. Niets mis met deze keuze, maar het zou vermoedelijk niet in elke eenheid voor lachende gezichtjes zorgen. Een combinatie tussen digitale en papieren communicatie is nog steeds de beste combinatie.

Hou je doelgroepen uit elkaar, en toch weer niet

Vaak richt je je als eenheid tot verschillende doelgroepen tegelijk. Daar is niets mis mee. Maar: als je je tot al die groepen tegelijk richt, dan laat je dat filteren aan de doelgroepen over. Daar schuilt een gevaar in. Boodschappen gaan op die manier verloren.

Wil je dus graag 1 keer om de 2 maanden, 1 keer per semester of misschien zelf maar 1 keer per jaar de volle aandacht van je ouders? Dan zet je toch best communicatie op speciaal voor hen. Dit kan op verschillende manieren:

  • een boekje
  • een infohalfuurtje na de activiteit
  • een postkaart
  • een brief ...

Evalueer en stuur bij

Doe je het wel goed? Het zijn de ouders zelf die je het antwoord kunnen geven. Bevraag dit dan ook.

  • Maak met google forms een enquête. Stel max. 10 vragen over communicatie.
  • Probeer met de leidingsploeg op de jaarlijkse BBQ minstens elk 1 ouder te bevragen. Laat ze iets goed en iets slecht zeggen over de manier waarop je communiceert.
  • Nodig op de tak/eenheidsraad heel even een ouder uit. Vraag hem/haar tien minuten lang de kleren van het lijf.
  • ...

Heb je voldoende input? Neem je communicatieplan er terug bij en stuur bij waar nodig.

Toon wie je bent en wat je doet

Op zondag 10 november is er geen activiteit. Op zaterdag 18 september gaan we zwemmen en spreken we dus om 14u af aan het zwembad. In de zomervakantie gaan we op zomerkamp van 10 tot 20 juli. Allemaal héél praktische informatie die je overbrengt. Als je je moet beperken in je communicatie, dan zijn dit de zaken die overblijven.

Vergeet geen leuke content te delen. Heb je echter de luxe of zin om iets meer te doen? Probeer dan per semester toch ook een leuke boodschap te brengen. Een gepersonaliseerde fotopostkaart vanop kamp waar de hele tak/eenheid opstaat. Een filmpje van hoe je met iedereen in het water springt. Een 'wist je dat' van elke scout/gids van je groep in het eenheidsboekje.