Je bent hier:

Je mag vrijwilligers geen verloning geven want dan lap je de wet aan je laars en gaat het essentiële karakter van het vrijwilligerswerk verloren. Betaalde vrijwilligers bestaan niet.

Je kan wel bepaalde onkosten vergoeden. Dit is een terugbetaling van uitgaven die de vrijwilliger heeft gemaakt voor de eenheid. Zo vermijd je dat vrijwilligers nog eens in hun portemonnee moeten tasten naast alle tijd en energie die ze in het vrijwilligerswerk investeren.

We maken het onderscheid tussen een forfaitaire en reële onkostenvergoeding. Daarnaast heb je ook de kilometervergoeding.

  • Forfaitaire onkostenvergoeding: Je betaalt aan vrijwilligers een vast bedrag. De vrijwilliger hoeft hiervoor geen bewijsstukken in te dienen. Hierbij gelden wettelijk vastgelegde maxima. Deze worden jaarlijks geïndexeerd.
  • Reële onkostenvergoeding: Hier betaal je de werkelijk gemaakte kosten terug aan de vrijwilligers. Zij moeten hiervoor een bewijsstuk indienen bij de eenheid. Deze onkostenvergoeding kent geen bovengrens. Dit wil niet zeggen dat je hierin moet overdrijven. Maak duidelijke afspraken over het terugbetalen van onkosten.
  • Kilometervergoeding: Dit is een specifieke vorm van reële onkostenvergoeding. Hier geef je een vergoeding voor gemaakte kilometer. Als eenheid kan je kiezen welke kilometers je terugbetaalt, aan wie en aan welk tarief. Hiervoor zijn ook wettelijk vastgelegde maxima. Deze kilometervergoeding kan je ook combineren met een forfaitaire onkostenvergoeding tot een maximum van 2000km

Maak in het begin van het engagement afspraken met de vrijwilligers. Geef aan of de vrijwilliger recht heeft op een onkostenvergoeding.

Je bent verplicht om overzicht van deze onkosten bij te houden. Dit is een verplichting die voortvloeit uit het Wetboek der Inkomstenbelastingen. Zo kan de fiscus controleren waar het geld van de organisatie aan besteed werd. Je registreert dus de coördinaten van de vrijwilligers en de data waarop ze welke kostenvergoeding hebben ontvangen. Bij controle kan dit opgevraagd worden. Als de eenheid met reële kostenvergoedingen werkt hou je alle bewijsstukken op naam bij. Een speciaal vrijwilligersregister is niet nodig. Dit kan even goed een boekje zijn of op je computer in een bestand bijgehouden worden.