×
Let op: Om de gebruikservaring op deze site te verbeteren gebruiken we cookies.

Gegevensbescherming, ook een taak voor jou!

Gepubliceerd op 23/05/2018 in Administratie door FOS Beheer. Deel

GDPR, privacy, AVG, gegevensbescherming,… allemaal termen die meer en meer onder de aandacht komen door de nieuwe privacyrichtlijnen uit Europa. Zaken waar je – terecht – niet al te wakker van moet liggen als ‘kleine’ scoutsvereniging. Zowel de aard als het aantal verwerkingen van persoonsgegevens is immers nogal beperkt.
Toch is het belangrijk om er regelmatig even bij stil te staan en enkele zaken in orde te brengen. Ook al zijn we klein in vergelijking met bijvoorbeeld een bank, toch verzamelen we heel wat gegevens via ledenlijsten en medische fiches. We stoomden enkele handige tools voor je klaar om de meest essentiële zaken in orde te brengen. Tijd om er de komende maanden werk van te maken.

TE AGENDEREN OP EEN EENHEIDSRAAD

Sowieso is het een goed idee om het op een correcte manier omgaan met persoonsgegevens bespreekbaar te maken. Agendeer het dus zeker eens op een eenheidsraad zodat alle leid(st)ers beseffen dat ze zorgvuldig moeten omgaan met de hen toevertrouwde data.
Hen angst aanjagen onder het mom van ‘strengere Europese wetgeving’ is helemaal niet nodig. Als ze voor die gegevens zorg dragen zoals het 'een goede huisvader' betaamt zijn ze al heel flink bezig. Maak dus goede afspraken over hoe jullie omgaan met adresbestanden buiten Keeo, dat Keeo-wachtwoorden persoonlijk zijn, dat je medische fiches maximaal één jaar afgesloten bewaart, dat je toestemming vraagt om portretfoto's van je leden te delen, hoe jullie foto’s op vraag verwijderen …
Neem zelf zeker al eens met enkele kernspelers deze infonota door om je goed voor te bereiden.

INFORMEER DE BETROKKENEN

Je moet elke betrokkene (vnl. leden en hun ouders) informeren over wat je met de gevraagde gegevens doet, hoe lang je ze bijhoudt, hoe je ze beveiligt en aan wie je ze doorgeeft. Je doet dit aan de hand van een privacyverklaring.
We stelden een algemene privacyverklaring op die voldoende ruim zou moeten zijn om te gebruiken door alle eenheden. We raden jullie dan ook aan om telkens kleine verwijzingen te noteren naar privacy.fosopenscouting.be op jullie website en op alle formulieren die jullie gebruiken om gegevens te verzamelen. Zo ben je meteen in orde.

REGISTREER JE VERWERKINGEN

Ook als kleinere vereniging dienen we een verwerkingsregister op te stellen. We verwerken immers jaar na jaar persoonsgegevens. Dit register is een verplicht document en dient een overzicht te geven van de soorten verwerkingen van gegevens en onder meer voor welke doeleinden deze verwerkt worden. Dit document dient jaarlijks geactualiseerd te worden.
Ook hier hoef je niet te panikeren. We stelden een sjabloon voor een verwerkingsregister op dat zo ruim is dat het voor de meeste eenheden over te nemen is. Vraag het sjabloon meteen aan via privacy@fosopencouting.be.

GEBRUIK DE JUISTE FORMULIEREN

Op de website van FOS Open Scouting (onder administratie) tref je diverse sjablonen aan die je kan gebruiken voor de inschrijvingen, of voor de medische fiches. Je kan ze nog wat pimpen met de juiste eenheidsinfo (logo, contactpersoon, …) en klaar is kees.
Ook een formulier waarmee je toestemming vraagt voor het nemen en delen van (portret)foto’s kan je er downloaden. Dit laatste kan je best nog eens laten invullen voor dit zomerkamp. Ga je met je Seniors op buitenlands kamp binnen Europa, laat ouders dan ook het formulier reistoelating voor minderjarigen ondertekenen. Gaan er fouriers mee op het kamp, biedt hen dan de gratis verzekering aan.

NOG VRAGEN?

Neem eerst en vooral eens een blik op onze website. Participeer aan de Facebook livesessie op donderdag 31 mei om 17u. Contacteer ons op 09 245 45 86 of stuur een mail naar privacy@fosopencouting.be.

Plaats een reactie

Vul je gegevens hieronder in of meld je aan

wordt niet getoond

Volg het laatste FOS-nieuws

Schrijf je in op onze rss feed

Nieuwsarchief

FOS Open Scouting online

Thuis in de virtuele wereld. Je kan ons vinden op …

 

WOSM

WOSMWorld Organization of the Scout Movement, de wereldbeweging opgericht door Lord Baden-Powell. 
Meer over WOSM

WAGGGS

WAGGGSWorld Association for Girl Guides and Girl Scouts, de wereldbeweging opgericht door Lady Powell. 
Meer over WAGGGS

Met de steun van

FOS-Shop

De winkel voor al je FOS-basics van uniform tot gamel, maar ook met buitenleven-must-have’s in de rekken. Open op woensdag (14-18u)!

Ga naar de shop